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【事例多数あり】事務職の目標設定をマスターして適正評価をつかみ取る方法!



事務職人材を1,000人以上育成してきた経験をもとに、事務職の目標設定と適正評価について解説します!


▼この記事で分かること ・事務職の目標設定の仕方 ・頑張った分、自分の評価を上げる方法
▼こんな方にオススメ ・目標設定の時期が来たけど、何を設定すればいいのか分からない ・字目標や目に見える成果が少ない仕事だから、目標が立てづらい ・上司に相談しても、結局上司も曖昧な目標を言ってくる

こんなお悩みを持っている方は、是非この記事を読んでみてください!

 

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目次

1.目標設定の重要性

2.なぜ、事務職の目標設定は難しいのか

3.評価につながる目標設定の仕方


1.目標設定の重要性


「どうせ頑張っても評価されないし、目標なんて意味がない」と思っていませんか?

それは逆です。正しい目標設定ができていないから、適正な評価もされないのです。


「でも目標設定は上司の仕事でしょ」と思っていませんか?

上司の仕事はチームの目標を達成させることであり、その手段はチームのメンバーひとりひとりが自分で考えることが当たり前です。


もし手段まで指示してほしいということであれば、あなたの仕事は作業になっているため会社の役には立っていません。会社が求めているのは、作業をこなす人ではなく、目標達成のために頭を使って自分で考えて動ける人材だからです。


自分で考えて仕事をするからこそ達成したときのやりがいを感じることができ、それが原動力となりさらに会社へ貢献する気持ちが生まれ、そして初めて評価へと繋がります。


目標というのは、会社が成長・継続をしていくための目標が、各部署・各個人へと紐づいています。そして個人の成績がチームの成績、チームの成績が会社の成績へと繋がる仕組みで設計されていることがほとんどです。

頑張っても評価されない、上司が目標を設定してくれないからといって会社の成長を止める人が評価されるはずがありません。


目標設定も、会社に貢献するための重要な仕事の一つと考えて取り組むことを意識してみてください。



2.なぜ、事務職の目標設定は難しいのか

とはいっても、事務職の目標設定や適正評価は難しいという相談もよくいただきます。

その理由は二つです。


●定性的な仕事が多い

営業であればアポイント件数や売上目標など成果が分かりやすいため、自身の評価にも直結しますが、事務職(バックオフィス)は売上に直接貢献できる職種ではないため、業務の数値化が難しいと言われています。


「従業員に貢献する」「ミスをしないように頑張る」など、定性的な表現になっていることが多々あるため、どんなに頑張っても評価されづらい・頑張りが伝わらないと感じてしまうことがよくあります。

数値化をしようと試みて「○%のコスト削減をする」「ミスを0にする」などの目標を見かけますが、実はこれでもまだ十分な数値化とは言えません。


●目標の基準がない

「ミスを0にする」という目標に不足しているのは、基準です。

「ミスを0にする」ことが100点だとしたら、この目標のままでは100点以上はない事になってしまいます。

ですが、ミスを0にできなかった場合に100点未満になることは確実です。とても不利に感じませんか?

ですので、ミスを0にしたその先の基準も目標に設定する必要があります。

おそらく頑張っても評価されないと思っている方は、この基準が抜けている、もしくは基準が上司とすり合っていないことが原因だと思われます。

(例) ・半年間、ミスを0にできたら110点 ・ミスを0にするためのフロー改善を3業務以上できたら110点

この場合は、長い期間ミスをなくすことなのか、ミスをなくすための根本的な改善をすることなのか、どちらがよりチームのためになるのかを上司とすり合わせて決定する必要があります。


このあたりが難しく面倒に感じる方も多いと思いますが、目標設定も一つの仕事です。 特に定性的な業務が多い事務職はラクにできるわけではありませんが、自分の頑張りを認めてもらうためにも根気強く頑張りましょう。

 

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3.評価に繋がる目標設定の仕方

では具体的に「評価につながる目標設定」の仕方を解説していきます。


①明確なゴール設定

誰が見てもどういう状態か分かるように目標を設定しましょう。

(悪い例) ・従業員サービスの品質を向上させ、会社に貢献する  →品質の向上や貢献が何を意味するのか分からないため、人によって解釈が異なってしまう。
(良い例) ・品質の向上:従業員からの問い合わせ件数を月に3件以内にする ・会社への貢献:従業員満足度アンケートを実施し、3件以上の改善をする

ポイントは数値化!

事務職の仕事は数値化することが難しいと言われていますが、普段から業務を可視化し、数値化を意識することで何でも数字に置き換えることができます。

(例)業務の数、業務にかかる時間、頻度、残業時間、突発対応件数、問い合わせ件数、改善数など

②具体的な評価基準

たとえ数値化された目標でも、その数字が高いのか低いのかが分からなければ判断ができません。

そしてその数字の基準を明確に理解しているのは、実際に業務を対応している自分しかいません。


例えば営業部の目標が「月に1件のアポイントを取る」だった場合、どう感じますか?

少なく感じた方が多いのではないでしょうか。

しかし、この1件のアポイントで1億円の商談をしているとしたらどうでしょう。1件の重みが変わりますよね。

このように数字の基準を明確にしておかなければ判断材料がなく、いくら頑張っても100点以上の評価に繋がりにくいわけです。


事務職の業務での基準をつくるにあたってのポイントを、いくつかご紹介します。


・過去との比較

(例)従業員からの問い合わせ件数を月に3件以内にする(昨年平均:10件/月)

・生産性の高さ

(例)月に30時間かかる請求書の処理を、15時間以内におさめる

・難易度の高さ

(例)従業員満足度アンケートの結果と改善策について、役員会での説明を実施する
(例)経費精算システム導入のスケジュールを計画し、実行に移せる状態まで完了させる

数値化するのが難しいことでも、ゴールの状態が分かるように伝えることが重要になります。


③上司とのコンセンサス

コンセンサスとは、合意を得るということです。

①と②で考えた目標の基準、自身の成長・チームに貢献できる目標になっているか、100点の目標に対してさらに何ができれば100点以上の評価をもらうことができるかを上司と設定しましょう。

短期目標達成のその先、長期視点で考えることが重要です。


・量の増加

(例) 経費精算システム導入のスケジュールを計画し、実行に移せる状態まで完了させる +計画を前倒しで1つ以上実行できた場合、110点とする。  

・質の向上

(例) 従業員からの問い合わせ件数を月に3件以内にする(昨年平均:10件/月) +3ヶ月連続で0件にできれば、110点とする。

上司には長期的な目標があり、それをチームや個人の目標に落とし込んでいるため、長期的な目標により近づけていくことが重要です。


目標設定と評価の本質は、上司と自分の相互理解です。

同じ目標を追いかける限り上司は必ずサポートしてくれます。

目標を明確化することで双方のコミュニケーションが増え、お互いに日々の業務と目標のつながりを理解し合うことで、上司との関係性が向上していきます。

そうなることで仕事へのやりがいが持てるようになり、頑張った分の適正な評価を受けることで、給与アップも見込めることでしょう。


まとめ


上司がうまく目標を立ててくれるのを待つのではなく、自身の業務をしっかりと可視化・数値化して目標を設定することで、自分の成長、チーム・会社への貢献を感じることができます。

成長して給料が上がったその先には、想像もしていなかったやりがいのある仕事を任せてもらえます。その時も臆することはありません。

可視化・数値化のできるあなたは、どんな仕事でも活躍して自分で楽しい人生を掴み取ることができます!

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