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事務職が人気の理由とその本質~企業が求める事務職とは~

更新日:2022年10月5日



「事務職が人気すぎて、なかなか採用してもらえない」このようなご相談をよくいただきます。

dodaが2022年9月に発表している転職求人倍率レポート(2022年8月)のデータを見ると、事務・アシスタントの求人倍率は全職種の中で最も低い0.32。つまり、1人の求職者につき0.32社の求人数ということになります。

事務職の人気が高いのは事実です。その人気の本質的な部分を理解することが、事務職として採用されることの近道になります!


「事務職で採用されたい」 「事務職で長く働きたい」

こんなお悩みを持っている方は、是非この記事を読んでみてください!

 

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目次

1.事務職が人気の理由

 ●仕事とプライベートの両立がしやすい

 ●欠員が出ず人材が渋滞している

2.「人気の事務職」を企業は求めていない

 ●マネジメントや評価がしづらい

 ●会社の成長を考えてくれる事務職がいない

3.「人気の事務職」と「企業が求める事務職」の違い

 ●仕事に対する考え方

  <主体的に行動する>

  <経営者視点をもつ>

  <価値を生み出す>

 ●働き方

  <土日休み>

  <残業が少ない>

  <肉体的にラク>

  <資格がなくてもいい>

  <ノルマがない>


1.事務職が人気の理由

●仕事とプライベートの両立がしやすい

事務職は家事や育児で家庭を支える機会の多い女性から人気の高い職種であり、残業が少なく家庭との両立がしやすいといった点で人気が集中しています。「残業が少ない」「土日休み」「肉体的にラク」「資格がなくてもいい」「ノルマがない」この5つが事務職に就きたい理由とも言われており、将来経営層や幹部候補を目指し昇進・昇給の幅が広い総合職よりも、異動や転勤がなく昇進・昇給の少ない一般職と呼ばれる事務職が人気となっています。

新卒における約80%が仕事よりもプライベートを優先したいと考えており、新卒のなりたい職種1位が事務・管理系であることから全世代、男女問わず事務職が人気であることが分かります。


●欠員が出ず人材が渋滞している

事務職は社内の割合として就ける人数が少ないうえに長く働きやすい職種であることも関係し、欠員募集が出る機会は多くありません。さらに近年は人材不足の影響もあり、企業は正社員に会社の売上や成長につながる仕事を求め、事務職の仕事は業務委託や派遣など外部人材を活用する企業が増えています。

事務職の正社員として長く働ける人は一握りになり、今後も事務職正社員の求人数減少はますます加速していくことでしょう。



2.「人気の事務職」を企業は求めていない

全国の就業者数は6,667万人、そのうち事務職は約20%にあたる1,378万人の雇用があります。それだけ事務職に就けるチャンスがあっても求人倍率が0.32(求職者3人に対し1社しか求人がない状態)ということは、今現在「人気の事務職」を企業は求めていないにも関わらず、求職者だけが増えている可能性が考えられます。

企業が事務職の正社員ではなく、外部人材を活用したがるのはなぜでしょうか。事務職正社員の給与水準は低く外部人材を活用した方が圧倒的に高いですが、それでも正社員を雇用したがらない理由は2つです。


●マネジメントや評価がしづらい

長く働きやすい事務職は、人の入れ替えや業務の変化が少なく何年も前からずっと同じ業務・仕事のやり方を続けていることがよくあります。会社は時代とともにサービスや人材、働き方などが変化しているにも関わらず、事務職の仕事だけが何年・何十年と同じ作業を続けているのです。それでは当然評価が高くなることはないのですが、長年事務職として働きミスなく業務をこなしているのに評価されないことに不満が募っていくのです。

そこで会社としては、事務職の仕事も会社の成長にあわせ柔軟に変化し効率化できることを期待してマネジメントをするのですが、長年同じ人に任せてきたため、仕事内容が分からない・その人にしかやり方が分からない状態となっており、どのように効率化を図ればいいのか手が付けられない状態になっています。

企業側は事務職に変化を求めますが、働き手側はこれまでの仕事や働き方で満足しているため変化を求めておらず、企業が事務職の正社員に求めることとギャップが発生してしまいます。そのため日々のマネジメントや目標設定・評価が不要な外部人材を活用するのです。


●会社の成長を考えてくれる事務職がいない

企業が求めているのは、会社の成長とともに仕事を柔軟に変化させ成長に貢献してくれる人材です。事務職に限らず、営業でも開発でも技術でも会社の正社員である以上求められていることです。

本来事務職も経験値が上がれば若手に業務を引継ぎ、よりレベルの高い戦略的な業務にキャリアアップしていく必要がありますが、企業側は日々の業績を上げることに精一杯で事務職領域に対しての育成に手が回らず、とりあえずトラブルなく回してくれればよいと考えていました。かつ事務職で働く側も自発的なキャリアアップや成長意欲が低いため、事務職は与えられた業務をミスなくこなす職種という位置づけになっていました。だから特別なスキルや資格がなくても働ける「人気の事務職」になったわけです。

ですが人材不足の時代、より効率的に少ない人員でも業績を上げていくことが求められる中、与えられた業務をミスなくこなす仕事はAI・ITなどのシステムで安く対応できるようになり、人にしかできない仕事を事務職も求められるようになりました。これまでの「人気の事務職」を正社員で雇用する必要がなくなり、会社の成長に貢献できるスキルや思考を持った優秀な事務職だけが正社員として雇用されるように代わってきています。

ですがそういった優秀なスキルや思考を持った人材が少なく、「人気の事務職」になれば長く安定的に働けるという事務職希望者が多いため、派遣や業務委託として採用される手段しか選択肢がなくなりつつあります。

 

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3.「人気の事務職」と「企業が求める事務職」の違い

企業が求める事務職になることができれば、求人倍率を押しのけても採用される確率が上がります。これまで長年事務職を経験してきた人でもそのスキルや思考が身についていないことが多いため、未経験でもスキルがなくても事務職に就けるチャンスなのです。

では、企業が求める事務職は人気の事務職と何が違うのでしょうか。


●仕事に対する考え方

<主体的に行動する>

決まったルーティン作業をこなしたり、一定のやり方・業務量を安定的に運用するのではなく、効率よくできる方法を考えたり、効率化できた時間で新たな取り組みにチャレンジする主体性が求められます。


<経営者視点をもつ>

営業などフロントオフィスの時間が少しでも多くのコア業務に集中できるよう、会社全体の効率化や活性化を考えて利益に貢献していく思考が求められます。


<価値を生み出す>

会社やチームの課題・業務の問題点を見つけ、それを解決することで新たな価値を生み出すスキルが求められます。そのためには、今までになかった仕事へのチャレンジや業務のやり方を変えていく対応力も求められます。


●働き方

<土日休み>

これは変わらないでしょう。ちなみに事務職であっても業種によっては土日出勤がある会社もあります。


<残業が少ない>

時間内に与えられた業務をこなすだけだったため残業が少ないイメージですが、会社の成長に必要な取り組みは後を絶たずに発生するため終わりはありません。仕事の効率化やタスク・スケジュール管理をして残業をコントロールする必要があります。


<肉体的にラク>

これも変わらないと思いますが、頭は人一倍使うことになるため疲労感は発生します。


<資格がなくてもいい>

これもそうかもしれませんが、会社に貢献しようと思うと資格を取得する必要が出てくるかもしれません。


<ノルマがない>

営業のように売上の数字を追うことはないですが、チームの目標達成のために自分でノルマを設定して貢献していく必要があります。

 

まとめ

雇用形態に関わらず、アウトソーシングや派遣の事務職だとしても企業が求めることは同じです。

今後事務職として働きたいのであれば「企業が求める事務職」のスキルを身につけなければ、仕事がなくなるもしくはシステムと同じようにひたすら作業をさせられやりがいや安定、働きやすさとは程遠い将来になるでしょう。

「企業が求める事務職」の考え方やスキルを身につければ、どんな雇用形態でも企業は欲します。むしろ、企業や働き方を自分で選ぶことができます。


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