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事務職はなくならない!事務職として生き残るための3つのスキル

更新日:2022年10月5日


「事務職の仕事はなくなりますか?」という質問を多くいただきます。

将来なくなる職種として、一般事務・経理事務などがあげられているので不安になっている方も多いはず。

「事務職に興味があるけど、将来性が不安」

「すでに事務職をやっているけど、自分の仕事がなくなりそうで不安」

「この先求人が減り続けたら、どうやって事務職に就けばいいのか分からない」

こんなお悩みを持っている方は、是非この記事を読んでみてください!


事務職の仕事はなくなる?

答えは「ノー」です。事務職の仕事はなくなりません。正確にいうと事務職の仕事がなくなるのではなく、事務職に求められる質が変化していくと考えてください。

毎日毎月、同じやり方で作業だけをこなす事務職はITやAIなどのシステムへ自動化されていきます。これから先も「企業が求める事務職の質」を理解しておくことで、事務職がなくなる・転職できないという不安がなくなると思います。

ここでは企業が求める事務職を”New事務職”と名付けて、徹底解説していきたいと思います。

 

目次

1.事務職の現状

●企業視点

 ●働き手視点

 ●なくならない事務職とは

2.事務職採用の仕組み

 ●事務職の求人倍率

 ●一般事務の実態

 ●事務職で採用される方法

3.”New事務職”になるための3つのスキル

 ●経営者視点をもち、会社の利益に貢献する

 ●コスト削減・適正化による利益の最大化

 ●10年後の会社の未来を担う取り組み


1.事務職の現状


●企業視点

企業内の事務職(間接部門)の割合は11%を超えているともいわれ、直接的な売上をあげない間接部門の割合を減らすために事務職の業務見直しや生産性向上が必須となっています。

生産性の向上で事務職の比率を下げるということは、今までと同じ事務作業をしているだけでは生産性を向上させるのは難しく、さらにITやAIの発展により単調な繰り返し作業はシステムで自動化した方がよっぽどミスもなく効率的にできるようになりました。そのため、事務職で働く人には「人にしかできない仕事」「事務職でも利益に貢献する仕事」を求めるようになっています。

ですが企業としても、これまでの事務作業をシステムに置き換えたのち具体的にどのような仕事をお願いしていけばいいのか明確にできず、システムの導入や生産性向上が進まないという実態があります。


●働き手視点

事務職(間接部門)で働く人は、営業部門のように直接的に売上を上げることが難しいため、成果が見えにくく評価されづらい状況にあります。事務職でどれだけ頑張っても正当な評価を受けることが難しいと考えてしまうため、与えられた以上の仕事はせずに日々の作業を正確に素早くこなすことで最低限、自分の評価を担保していました。

ところが、これまでやってきた作業がシステムへ自動化されてしまうことで「この先どんな仕事をすればいいのか分からない」から「今の仕事のやり方を変えたくない(変えても評価されない)」という意識が働いてしまっていることが実態です。

企業側も働き手側も、これまでの仕事が自動化されたのちに事務職としてどんな仕事をしたらいいのか分からない。だから「事務職はなくなる」というふうに思ってしまっているのです。


●なくならない事務職とは

事務職のイメージは従業員のお困りごと解決や会社の管理関係など、雑多な業務を多岐にわたりこなすことだと思われている方が多いと思いますが、会社が常に成長を遂げ継続し、社会貢献を目指す中、事務職も会社の利益に貢献している機能でなくてはなりません。これからの事務職は会社の未来を考え、戦略的に様々な施策を打ち出していくことが求められます。


すでに労働力低下・若年層の離職率向上・採用難・従業員の高齢化に伴う医療費の高騰など、様々な問題が経営に大きく影響を及ぼしています。これまでの事務職の仕事はシステムで自動化し、これらの問題に立ち向かえる”New事務職”に質を変えていくことで生産性向上や会社基盤の強化につながります。


事務職の質が変われば、事務職はなくなるどころか企業にとってなくてはならない存在となり、これまでのように成果が見えにくい・評価されづらいといった事務職の不も解消されていきます。



2.事務職採用の仕組み


●事務職の求人倍率

dodaが2022年8月に発表している「転職求人倍率レポート(2022年7月)」のデータを見ると、事務・アシスタントの求人倍率は全職種の中で最も低い0.29。つまり、1人の求職者につき0.29社の求人数ということになります。

全体の求人倍率は1.98。1人の求職者につき2社近く求人数があるにも関わらず、事務職は求職者3人に対して1社しか求人がありません。しかも、事務・アシスタントの求人数は増えています。ということはそれを上回るほど、事務職の求職者も増えているということになります。


●一般事務職の実態

求人倍率からみても事務職で採用されるにはハードルが高いことが分かります。

そこで事務職未経験の20代女性の多くが選ぶ選択肢に「無期雇用派遣」があります。派遣会社の正社員という雇用形態のため、正社員・賞与ありといった安定的なワードに惹かれて入社しますが、実際の働き方としては派遣社員となります。自分で就業先を選ぶこともできませんし、いつ契約が終わるかも分からず、就業先の会社で安定的に働けるかどうかは自分次第です。もちろん契約が終わっても次の就業先を派遣会社が用意してくれますが、今まで培った社内での評価や人間関係は0からのスタートになります。また派遣社員なので新しい仕事や責任ある仕事を任される機会も少なく、数年後に周りと比較し始めた頃に仕事へのやりがいや自分の成長を感じづらくなり、不安になることも多いようです。


そして企業がなぜ一般事務のポジションで派遣社員を採用しているかというと、この先システムに代わっていく一般事務を正社員で採用する必要がないため、派遣社員や契約社員といった契約期間がある雇用形態で代用しているのです。決して派遣会社が悪いのではなく、企業とのニーズは一致しています。一般事務はシステムに代わっていき、それにつれて求人数も減り最終的に人の仕事ではなくなるということです。

これが事務職がなくなると言われている理由です。それは雇用形態に関わらず起きている事象なので、派遣会社に頼らずに自分で就職できる力を身につけることをオススメします。


●事務職で採用される方法

それでもやはり事務職の働き方は人気です。土日休みで肉体労働やノルマ、残業も少ないため女性が長く働くためには魅力的な職種です。事務職として今後も長く働きたいのであれば、企業に必要とされる人材にならなければなりません。従来の一般事務のように「人じゃなくてもいい」「誰でもいい」仕事ではなく、企業から求められる事務職のスキルを身につけることが採用される方法です。



3.”New事務職”になるための3つのスキル

将来も仕事がなくならずに事務職として生き残るためにというテーマでよく見かけるのは、マクロやRPAの知識を身につけたり、カスタマーサクセスなどに職種転換をすることだと言われています。

確かにそういった方向性もあると思いますが、事務職が本質的に身につけるべきスキルは以下の3つです。

 

①経営者視点をもち、会社の利益に貢献する

会社全体の効率化や活性化を、事務職から働きかけるという経営者視点が重要となってきます。社内のラインセクションがよりコア業務に集中できるよう、従来の仕事の進め方や業務にとらわれずに会社全体を俯瞰し、会社の成長にとって必要な施策を考えて実行することが事務職に求められる仕事となります。


②コスト削減・適正化による利益の最大化

事務職が直接的に売上を上げることは難しいと思いますが、コスト削減・業務の適正化を実行することで、会社の利益に貢献できます。タスクをすべてスケジュールに落とし込むだけでも、10%の生産性向上が見込めるとも言われています。事務処理のスピードだけでなく、事務職が会社成長のためにやるべき仕事は何か、そこからの見直しも重要だと考えています。


③10年後の会社の未来を担う取り組み

事務職の考え方が変われば企業は強くなります。中でも経済産業省や厚生労働省が推奨する健康経営・安全衛生・女性活躍・子育て応援・若年層の活躍を戦略的に会社にあてはめ、認定制度の取得や会社全体の生産性向上、ブランディングに貢献できる事務職になることが重要だと考えています。

 

まとめ

AIやITの進化により、事務職の大きな質の変化が求められています。”New事務職”のスキルは難易度が高く感じるかもしれませんが、学べば身につくものです。

まずは「スタンス」を変化させることです。与えられた仕事をこなして一定の給料をもらえる仕事は将来なくなります。仕事を生み出す側の人材になるというスタンスで事務職を目指してください。

事務職はスタンス次第で大きく会社に貢献でき、必要とされる職種でもあるということです。

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